Chaque entraîneur, entraîneur adjoint et bénévole de programme jeunesse de votre club est en “position de confiance”. Le niveau de filtrage policier le plus approfondi s'applique — et une vérification expirée peut annuler votre assurance.
Une vérification du secteur vulnérable (VSC) est le niveau le plus complet de vérification de dossier de police offert en Ontario, régi par la Loi de 2015 sur la réforme des vérifications de dossiers de police (Police Record Checks Reform Act, 2015) (S.O. 2015, c. 30). Elle est conçue spécifiquement pour les situations où une personne travaillera en position de confiance ou d'autorité à l'égard de membres d'une population vulnérable — y compris des enfants.
Contrairement aux autres niveaux de vérification de dossier de police, une VSC divulgue des renseignements qui demeureraient autrement scellés :
Toute personne qui occupe une “position de confiance ou d'autorité” à l'égard d'enfants dans un club sportif jeunesse de l'Ontario doit faire une vérification du secteur vulnérable. Cette norme est établie par la PRCRA, 2015 et renforcée par la plupart des politiques des organismes directeurs provinciaux du sport et des programmes d'assurance propres au sport.
Les rôles suivants exigent généralement une VSC dans les clubs sportifs jeunesse de l'Ontario :
Le seuil est le contact direct et continu avec des enfants en position d'autorité — et non un simple contact accessoire. Un membre du personnel de la réception qui accueille occasionnellement les parents n'a vraisemblablement pas besoin d'une VSC; un entraîneur qui dirige des entraînements jeunesse trois fois par semaine en a clairement besoin.
Dans le doute, appliquez l'exigence de VSC largement. Le coût d'une VSC inutile est dérisoire; la responsabilité d'une VSC manquante quand un incident survient ne l'est pas.
Le club sportif doit émettre une lettre de demande de VSC officielle à en-tête du club. La lettre doit : identifier le demandeur par son nom, décrire le rôle et ses responsabilités, confirmer que le poste implique de travailler auprès d'un secteur vulnérable (des enfants) et autoriser le demandeur à présenter une demande de vérification du secteur vulnérable. Sans cette lettre, le service de police ne peut légalement délivrer une VSC au demandeur individuel.
L'entraîneur ou le bénévole demande la VSC au service de police de la juridiction où il réside — et non où le club est situé. Il doit présenter la lettre de demande du club ainsi qu'une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement. Certains services de police acceptent les demandes en ligne; d'autres exigent une visite en personne.
Les délais de traitement varient considérablement selon la juridiction policière. La plupart des services de police de l'Ontario complètent une VSC en 2 à 8 semaines. Le Service de police de Toronto et la Police régionale de Peel ont tendance à accuser des retards plus importants durant les périodes de pointe. Prévoyez un délai minimal de 4 semaines; recrutez les entraîneurs avant le début de la saison pour éviter les interruptions.
La VSC complétée est délivrée au demandeur. Le club doit en recueillir une copie, vérifier la date de délivrance et confirmer qu'elle a été délivrée au niveau VSC (et non standard ou approfondi), puis la conserver en lieu sûr. Consignez la date d'expiration (3 ans à compter de la délivrance) dans votre système de suivi de conformité.
Une vérification du secteur vulnérable n'est pas une exigence d'intégration unique. Les organismes directeurs du sport en Ontario et les programmes d'assurance qui leur sont rattachés imposent un cycle de renouvellement structuré :
C'est le club — et non l'entraîneur — qui assume la responsabilité du suivi du cycle de renouvellement. Un entraîneur qui oublie de renouveler ne crée pas d'exposition juridique pour lui-même; c'est le club qui lui a permis de continuer à entraîner des athlètes mineurs avec une VSC expirée qui en crée une.
Pratique exemplaire : configurez des rappels de renouvellement 6 mois et 3 mois avant chaque date d'expiration de VSC. Amorcez le processus de renouvellement tôt — n'attendez pas à la dernière semaine.
Une VSC expirée n'est pas une formalité administrative — elle entraîne des conséquences opérationnelles et financières immédiates pour le club :
De nombreuses polices d'assurance pour le sport jeunesse en Ontario — particulièrement celles administrées par l'entremise d'associations sportives provinciales — comportent une condition expresse de couverture exigeant que tous les entraîneurs et bénévoles travaillant auprès de mineurs détiennent une vérification du secteur vulnérable à jour. Si un incident survient — une blessure, une plainte ou une allégation d'inconduite — alors que la VSC d'un entraîneur est expirée :
Lorsque la VSC d'un entraîneur expire, la réponse correcte est immédiate :
Un entraîneur qui était excellent l'an dernier ne devient pas sécuritaire pour entraîner des jeunes sans une VSC à jour — la VSC est le mécanisme qui permet de détecter si quoi que ce soit a changé. N'autorisez aucune exception ni période de grâce.
À titre informatif seulement — il ne s'agit pas d'un avis juridique. Consultez un avocat qualifié de l'Ontario pour la situation propre à votre club.
Découvrez les signatures, la vérification des titres et les dossiers de sécurité. Parcourez les besoins de votre organisation avec notre équipe.
